Comunicación clara, convivencia sana.
El Protocolo de Comunicación del Conjunto Residencial Canelo establece reglas claras sobre cómo radicar solicitudes, qué canal usar para cada caso y cómo manejar conflictos. Reemplaza el caos del WhatsApp por procesos formales con trazabilidad y respeto.
Cuatro canales, propósitos distintos
Cada canal cumple una función específica. Mezclarlos es exactamente lo que genera demoras, malentendidos y solicitudes perdidas. Usa el correcto según el caso.
📧 Correo Electrónico
Único canal con trazabilidad legal y registro formal. Aquí se radican PQRS, peticiones formales (Ley 1755 de 2015), paz y salvos, comunicaciones jurídicas, reservas y reportes de daños.
Escribir un correo →📱 WhatsApp Administración
Para orientación, seguimiento de solicitudes ya radicadas y avisos cortos. No es canal oficial de PQRS: las solicitudes formales deben radicarse por correo.
Abrir WhatsApp →🚨 Portería
Únicamente para emergencias físicas: seguridad, intentos de hurto, fugas de gas o agua, incendios, emergencias médicas. No para consultas administrativas.
Llamar a portería →📢 Grupo de Comunidad
Canal de difusión donde la administración publica avisos generales: cortes de servicio, mantenimientos, asambleas. No se radican solicitudes ni se discuten conflictos.
Unirse al grupo →¿Qué canal usar en cada caso?
Esta matriz es de aplicación obligatoria para administración y residentes. Si tienes duda sobre cómo radicar tu solicitud, consúltala primero.
Qué sí y qué no responder por WhatsApp
WhatsApp es una herramienta de orientación, no de gestión formal. Estas reglas evitan confusiones y garantizan que las solicitudes importantes queden formalmente radicadas.
✅ SÍ se responde
- Saludos y agradecimientos
- Estado de un ticket ya radicado (con número)
- Aclaraciones sobre dónde radicar una solicitud
- Confirmaciones operativas breves
- Avisos urgentes (cortes de agua, mantenimientos)
- Notificación de correspondencia recibida
- Difusión oficial de información general
❌ NO se responde
- Radicación de PQRS o quejas formales
- Discusiones sobre cuotas, cartera o intereses
- Conflictos entre vecinos
- Solicitudes de documentos formales (paz y salvos, actas)
- Sanciones, multas o procesos disciplinarios
- Decisiones administrativas o del Consejo
- Acusaciones o señalamientos contra personas
Siete principios innegociables
Si surge una duda no contemplada en este protocolo, se resuelve preguntando: ¿qué principio aplica?
¿Listo para radicar tu solicitud?
Usa el canal oficial para garantizar trazabilidad y respuesta dentro del tiempo establecido. Estamos aquí para construir convivencia con orden y respeto.